Direction de groupe · administratif

Étude de cas : un assistant administratif IA au service d'une direction de groupe

Par Karim El Bachiri, fondateur d'EBK International · 23 octobre 2026

Une dirigeante qui pilote l'administratif de plusieurs sociétés reçoit chaque jour des dizaines de mails : avocats, cabinet comptable, assureurs, fournisseurs, administrations. Le risque n'est pas de mal faire, c'est d'oublier. Voici comment nous avons mis l'IA au travail sur sa boîte et son suivi, avec une règle qui ne souffre aucune exception : l'assistant prépare, elle décide.

En bref. Pour la direction d'un groupe de plusieurs sociétés, nous faisons tourner un assistant IA qui trie chaque jour la boîte de la direction, tient un tableau de suivi des dossiers et prépare les relances. Rien ne part seul : l'assistant prépare des brouillons, la dirigeante décide.

3routines par jour : le matin, une relève toutes les deux minutes, le soir

6couleurs pour classer chaque mail selon ce qu'il demande

197lignes du tableau relues une à une contre leur mail source lors d'un contrôle complet

0envoi automatique : chaque relance est un brouillon que la dirigeante envoie elle-même

Le contexte

Notre cliente dirige l'administratif d'un groupe de plusieurs sociétés. Sa boîte compte plus de 34 000 messages. Les sujets s'y croisent : un paiement à suivre, une échéance d'audience, un document à obtenir d'un tiers, une décision à prendre avec le gérant.

Avant de construire quoi que ce soit, nous avons observé sa façon de travailler. Ses propres relances partaient en médiane cinq jours ouvrés après le premier envoi, et deux jours pour les sujets d'argent. Ces repères servent à juger quand une relance est due.

Ce que nous avons construit

L'assistant est en service chez elle depuis septembre 2026. Il travaille dans sa messagerie et sur l'espace documentaire partagé qu'elle utilisait déjà : aucun nouveau logiciel à apprendre.

Le tri quotidien et le code couleurChaque mail reçoit une couleur parmi six : à décider, paiement, réponse prête, dossier, information, et une couleur réservée aux établissements du groupe. La couleur suit le dossier : tous les mails d'un même fil gardent la même. La routine du matin fait le gros du tri, une relève toutes les deux minutes surveille les nouvelles demandes, la routine du soir fait le point.
Le tableau de suivi des dossiersUn classeur de neuf onglets, redéposé sur l'espace partagé au fil de la journée. En tête, l'onglet du jour : ce qui est en retard, les mails qui attendent vraiment une réponse, les brouillons prêts. Derrière, une ligne par sujet ouvert, classée en décisions, dossiers, relances, paiements et échéances, chacune reliée au mail qui la justifie. Un point du jour est aussi inscrit dans son agenda.
Les relances préparéesL'assistant repère les mails envoyés restés sans réponse et juge chacun : relance due, trop tôt, déjà réglé ailleurs. Le matin, il prépare la liste du jour avec des textes prêts. Une fois validée, chaque relance est posée en brouillon dans le fil du même sujet, avec la signature de la dirigeante, comme si elle l'avait écrite.
Un tri qui ne garde que l'utileLes réponses automatiques d'absence, les simples remerciements et les mails où elle n'est qu'en copie ne remontent plus parmi les mails qui attendent sa réponse. Ce qui reste en tête du tableau demande vraiment une action.

Les garde-fous

Un assistant qui agit dans la boîte d'une dirigeante doit être plus prudent qu'un collaborateur. Les règles sont écrites dans le code, pas seulement dans une consigne.

Aucun envoi automatiqueL'assistant n'envoie rien. Il ne pose un brouillon que sur demande écrite de la dirigeante ou pour une relance validée, dans la limite de trois par jour. Tout autre geste dans la boîte, hors couleurs et tableau, demande un accord donné au moment même.
Des sujets que l'on peut retirerLa direction peut retirer un sujet entier du suivi : il n'apparaît alors plus nulle part, ni dans le tableau ni dans les relances. Les mots de passe cités dans un mail sont masqués, et les pièces jointes ne sont lues qu'en lecture seule.
Des contrôles, pas des promessesLes couleurs posées ont été vérifiées dans la messagerie, 510 sur 510 conformes. Le tableau est relu ligne par ligne contre ses sources, et une ligne en retard ne peut jamais être reportée tant qu'elle n'est pas réglée. Le code est couvert par plus de 500 tests automatisés, et rien n'est conclu tant que l'index de la boîte n'est pas vérifié complet.
Ses colonnes restent les siennesLe tableau garde des colonnes réservées à la dirigeante. L'assistant ne les écrit jamais. Si le poste qui porte l'intelligence artificielle est indisponible, un serveur de secours continue de redéposer le tableau à jour.

Ce qui a changé au quotidien

La dirigeante ouvre un seul tableau, tenu à jour sans qu'elle ait à le remplir, au lieu de reconstituer l'état de chaque dossier à partir de sa boîte. Les mails qui demandent une réponse sont isolés des notifications, et les échéances ressortent avant d'être dépassées.

Les relances arrivent prêtes, dans le bon fil, avec sa signature. Plusieurs sont parties telles quelles, sans une correction. L'assistant observe aussi ce qu'elle fait de chaque brouillon : envoyé tel quel, corrigé ou supprimé. Il a ainsi appris qu'elle envoie en priorité les relances qui touchent à l'argent et au juridique, et il ajuste ses propositions en conséquence.

C'est elle qui a demandé que l'effort se concentre sur les relances, avec sa propre signature sous chaque brouillon.

Ce qui reste humain

Tout ce qui engage. La dirigeante envoie, corrige ou supprime chaque brouillon. Les décisions, les montants, les réponses aux partenaires et le ton de chaque message lui appartiennent. La liste des relances du jour est validée en une phrase lors d'un point de suivi régulier avec notre équipe avant d'être posée dans sa boîte.

L'assistant ne répond jamais à sa place, n'accepte rien en son nom et ne déplace aucun mail hors de son classement. Il fait le travail de mémoire et de préparation ; le jugement reste à elle.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il envoyer un mail à ma place ?

Non. Il prépare des brouillons, dans la limite de trois relances par jour, et vous les envoyez vous-même après relecture. Aucun envoi automatique n'est configuré.

Faut-il changer de messagerie ou d'outil de suivi ?

Non. L'assistant travaille dans votre messagerie actuelle et dépose le tableau sur l'espace documentaire que vous utilisez déjà. Vous n'avez aucun logiciel à installer ni à apprendre.

Que se passe-t-il si l'IA se trompe ?

Chaque ligne du tableau est reliée au mail qui la justifie, les couleurs et les lignes sont contrôlées contre leurs sources, et vos colonnes ne sont jamais réécrites. Une erreur se voit et se corrige, avec sa preuve.

Puis-je tenir un sujet sensible à l'écart ?

Oui. Un sujet retiré du suivi n'apparaît plus nulle part, ni dans le tableau ni dans les relances. Les mots de passe cités dans un mail sont masqués et les pièces jointes ne sont lues qu'en lecture seule.

Pour aller plus loin

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