L'administratif, pris en charge de A à Z.
La bureaucratie est le premier voleur de temps d'une entreprise. Notre département la fait disparaître, pièce par pièce.
- La facturation clients. Vos factures se préparent seules depuis vos données, se contrôlent au centime près par des vérifications croisées, partent à l'heure, et leurs règlements sont suivis. Les retards déclenchent des relances graduées, jusqu'au recouvrement.
- Les factures fournisseurs. Chaque facture reçue est lue, rapprochée de la commande et de la livraison, contrôlée, préparée au paiement — les écarts et les doublons sont signalés avant de payer.
- Les emails. Chaque message entrant est lu, trié, classé, priorisé. Les demandes simples reçoivent une réponse juste — jour et nuit. Les sujets sensibles remontent à un humain, dossier déjà préparé.
- L'accueil téléphonique. Un agent vocal intelligent répond, renseigne, qualifie et prend les messages ou les rendez-vous — plus aucun appel perdu.
- Les devis. Chiffrés avec vos règles, mis en forme, envoyés en minutes, relancés sans oubli.
- Les documents. Bons de commande, PDF, justificatifs, courriers : lus, données extraites, systèmes remplis, archivage organisé — et une recherche qui retrouve n'importe quel document en une seconde.
- Les contrats. Générés depuis vos modèles, suivis dans leurs échéances : renouvellements, préavis, augmentations — plus rien n'expire en silence.
- Les plannings. Équipes, rendez-vous, interventions : les agendas se remplissent et se réorganisent selon vos règles.
- Les stocks et commandes. Niveaux surveillés, réapprovisionnements déclenchés, réceptions contrôlées.
- Les notes de frais. Photographiées, lues, vérifiées, classées, préparées au remboursement.
- Le recrutement. Les candidatures triées selon vos critères, les entretiens préparés, les réponses envoyées à tous.
- La comptabilité. Les pièces se rassemblent, les rapprochements bancaires se font, votre comptable reçoit chaque mois un dossier prêt.
- Les échéances. Déclarations, obligations, renouvellements : rappelés à temps, dossiers préparés.
Chaque outil est codé pour vous, s'intègre à ce que vous utilisez déjà, et reste surveillé chaque jour par nos contrôles automatiques.
PARLONS DE VOTRE ENTREPRISE → CONTACTL'automatisation administrative dans une PME, concrètement
Dans une PME, l'administratif ne se résume jamais à une seule tâche. C'est une succession de petits gestes qui, mis bout à bout, occupent une partie de chaque journée : recopier une information d'un document vers un tableau, vérifier qu'un règlement est bien arrivé, retrouver la dernière version d'un contrat, répondre pour la troisième fois à la même question.
L'automatisation administrative consiste à confier ces gestes à des outils construits pour votre entreprise, à partir de vos propres documents, de vos règles et de vos habitudes. Nous ne vous demandons pas de changer de logiciel : nous partons de ce que vous utilisez déjà et nous relions les étapes entre elles.
- Ce qui se saisit une seule foisUne information entrée à un endroit alimente la facture, le suivi client et le tableau de bord, sans ressaisie.
- Ce qui se vérifie automatiquementMontants, dates, doublons, pièces manquantes : chaque contrôle prévu est exécuté à chaque passage, pas seulement quand on y pense.
- Ce qui se range tout seulLes documents sont nommés et classés selon une règle que vous avez validée, pour être retrouvés sans chercher.
Comment cela fonctionne au quotidien
Chaque matin, les outils ont déjà fait leur passage : les documents reçus la veille sont lus et classés, les factures du jour sont préparées, les échéances proches sont signalées. Vous ou votre équipe recevez une liste courte de ce qui demande une décision, avec le dossier déjà constitué.
De notre côté, une surveillance quotidienne vérifie que chaque outil a bien tourné et que ses résultats sont cohérents. Si un fournisseur modifie le format de ses factures ou si une source ne répond plus, nous le voyons et nous corrigeons, sans que vous ayez à nous le signaler. Les corrections font partie de l'abonnement.
Des garde-fous avant chaque geste qui engage
Automatiser ne veut pas dire laisser partir n'importe quoi. Tout ce qui est irréversible reste soumis à une validation humaine : un paiement, un envoi à un client ou à un fournisseur, une suppression de document.
- Les montants sont contrôlés deux foisUn premier outil prépare, un contrôle indépendant recalcule. En cas d'écart, rien n'est transmis et le cas vous est présenté.
- Les envois attendent votre accordLes messages et documents sensibles sont préparés en brouillon ; c'est vous qui décidez de leur départ.
- Rien n'est supprimé en silenceLes documents sont copiés et classés, jamais effacés sans votre décision. Chaque action laisse une trace consultable.
Ce qui reste entre vos mains
Les outils prennent en charge la répétition ; ils ne prennent pas votre place. La relation avec un client mécontent, l'arbitrage sur un litige, le choix d'accorder un délai de paiement ou la négociation avec un fournisseur restent des décisions humaines.
Notre objectif est que ces décisions vous arrivent mieux préparées : le contexte, l'historique et les pièces sont réunis, pour que vous tranchiez en quelques minutes ce qui vous prenait auparavant une recherche complète.
Questions fréquentes
Faut-il changer nos logiciels actuels pour automatiser l'administratif ?
Non. Nous partons de vos outils existants, de votre messagerie et de vos documents, et nous construisons ce qui manque autour. Un remplacement n'est envisagé que s'il vous apporte un gain clair, et c'est vous qui en décidez.
Par quelles tâches commencer ?
L'audit offert sert précisément à le déterminer. Nous listons ce qui se répète dans votre entreprise et nous classons chaque tâche selon le temps qu'elle vous coûte. On commence en général par celle qui en libère le plus, avec le moins de risque.
Une facture ou un email peut-il partir sans que nous l'ayons vu ?
Pas sans votre accord. Les envois qui engagent votre entreprise sont soumis à validation. Seules les réponses que vous avez explicitement définies comme simples et sans risque peuvent être automatisées, et vous pouvez revenir sur ce choix à tout moment.
Que se passe-t-il si un outil se trompe ou tombe en panne ?
Chaque outil est surveillé tous les jours. Une anomalie est détectée, l'outil est corrigé et le cas concerné est repris. Les corrections sont incluses dans l'abonnement, sans surcoût.
Nos données sortent-elles de l'entreprise ?
Les outils accèdent uniquement à ce dont ils ont besoin pour leur tâche. Vos données restent les vôtres, et les outils construits pour vous vous appartiennent.